Política Protección De Datos

Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

BEAKGO SAS
NIT. 901542496-3
Vigencia: 1 de enero de 2026

1. Identificación del responsable del tratamiento

Razón social: BEAKGO SAS
NIT: 901542496-3
Nombre comercial: BEAKGO TECHNOLOGY
Domicilio: Inírida, Guainía, Colombia.
Dirección de atención al titular: Cl. 16 N. 3-50, Centro Comercial Barco Mirador, Local 106, Inírida, Guainía, Colombia.
Correo electrónico para asuntos de protección de datos: [email protected]
Sitio web: beakgo.shop
Canal de WhatsApp: 3183955592
Responsable interno de atención de habeas data: Edgar Emir Castro Barrera, representante legal.

BEAKGO SAS, en adelante “BEAKGO” o la “Compañía”, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades comerciales, de telecomunicaciones, comercio de equipos tecnológicos, soporte técnico, reparación de equipos, ventas por internet y demás actividades relacionadas con su objeto social y establecimientos de comercio.

2. Objeto

La presente Política establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, rectificación, transmisión, transferencia, supresión y, en general, el tratamiento de los datos personales administrados por BEAKGO.

Su finalidad es garantizar el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que sobre ellas repose en bases de datos o archivos de la Compañía, de conformidad con la normativa colombiana aplicable.

3. Marco normativo

Esta Política se fundamenta, entre otras normas aplicables, en:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 y demás normas que reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan la regulación de protección de datos personales.
• Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial o de servicios.
• Instrucciones, guías y directrices impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio —SIC—, como autoridad de protección de datos personales.

4. Ámbito de aplicación

Esta Política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos físicas, digitales, automatizadas o manuales administradas por BEAKGO, independientemente del medio por el cual hayan sido recolectados.

Aplica, entre otros, a datos de:

• Clientes, compradores y usuarios de productos o servicios.
• Clientes potenciales, suscriptores y personas que solicitan información comercial.
• Usuarios de la página web, formularios y canales digitales.
• Contactos de WhatsApp y demás canales de atención.
• Proveedores, contratistas, aliados comerciales y distribuidores.
• Empleados, ex empleados, candidatos a empleo y practicantes.
• Visitantes de las instalaciones y establecimientos de comercio.
• Representantes, administradores, trabajadores o contactos de personas jurídicas relacionadas con BEAKGO.
• Niños, niñas y adolescentes, cuando corresponda y bajo las condiciones especiales previstas en esta Política y en la ley.

También obliga a empleados, contratistas, proveedores, encargados y terceros que, por cuenta de BEAKGO, accedan o traten datos personales.

5. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: información que puede afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, biométricos, orientación política, creencias religiosas, origen étnico, vida sexual o afiliación sindical.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza tratamiento de datos por cuenta de BEAKGO.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento. Para esta Política, es BEAKGO SAS.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, consulta, actualización, circulación, transferencia, transmisión, supresión o destrucción.

6. Principios aplicables

BEAKGO tratará los datos personales conforme a los siguientes principios:

1. Legalidad: el tratamiento se realizará de acuerdo con la Constitución, la ley y las disposiciones aplicables.
2. Finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas, claras, específicas e informadas al titular.
3. Libertad: la recolección y el tratamiento requerirán autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones legales.
4. Veracidad y calidad: la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Transparencia: el titular podrá obtener información sobre sus datos y el uso que se les da.
6. Acceso y circulación restringida: los datos solo podrán ser tratados por personas autorizadas y para las finalidades permitidas.
7. Seguridad: BEAKGO aplicará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
8. Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento de datos estarán obligados a guardar reserva, incluso después de terminada su relación con la Compañía.
9. Necesidad y proporcionalidad: se recolectarán únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades informadas.
10. Temporalidad: los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad, obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, laborales, administrativas o judiciales aplicables.

7. Datos personales objeto de tratamiento

Según la relación que exista con el titular, BEAKGO podrá tratar, entre otros, los siguientes datos:

• Nombres, apellidos, tipo y número de identificación.
• Dirección, ciudad, teléfono, correo electrónico y otros datos de contacto.
• Datos de facturación, información tributaria y comercial.
• Información sobre compras, pedidos, garantías, productos adquiridos, servicios solicitados y comunicaciones de soporte.
• Información requerida para entregas, envíos, instalación, reparación, garantías, soporte técnico o servicios posventa.
• Información laboral, académica, profesional y contractual de empleados, candidatos, proveedores y contratistas.
• Registros de ingreso, imágenes captadas por sistemas de videovigilancia y datos necesarios para seguridad de instalaciones.
• Datos de navegación, cookies, dirección IP, identificadores de dispositivos, preferencias y comportamiento de uso en la página web, cuando se habiliten estas herramientas.
• Información de geolocalización, cuando sea necesaria para entregas, visitas técnicas, soporte, seguridad, atención logística o servicios que lo requieran.
• Datos sensibles, biométricos o de salud, únicamente cuando exista una finalidad legítima, necesidad demostrable y autorización explícita, salvo excepción legal.

8. Finalidades del tratamiento

BEAKGO podrá recolectar, almacenar, usar, consultar, actualizar, circular, transmitir, transferir o suprimir datos personales para las siguientes finalidades:

8.1. Clientes, compradores y usuarios

• Gestionar registros, cotizaciones, pedidos, compras, pagos, facturación, entregas, garantías, cambios, devoluciones y servicios posventa.
• Contactar al titular por teléfono, correo electrónico, WhatsApp, mensajes de texto u otros medios autorizados para atender solicitudes, consultas, novedades, reclamaciones y requerimientos.
• Verificar identidad, prevenir fraude, proteger la seguridad de transacciones y validar información necesaria para la relación comercial.
• Gestionar la entrega de productos, prestación de servicios, visitas técnicas, soporte y reparación de equipos.
• Administrar programas de fidelización, promociones, descuentos, beneficios, rifas, actividades comerciales o campañas, cuando el titular haya autorizado el tratamiento para dichos fines.
• Enviar información sobre productos, servicios, eventos, novedades, campañas comerciales, ofertas y comunicaciones de mercadeo, respetando la decisión del titular de no recibirlas.
• Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado, análisis estadísticos y mejoramiento de productos, servicios y atención.
• Cumplir obligaciones contables, tributarias, comerciales, contractuales, legales y regulatorias.
• Atender procesos administrativos, judiciales, policivos o requerimientos de autoridades competentes.

8.2. Usuarios de la página web y canales digitales

• Permitir el funcionamiento, navegación y seguridad de la página web.
• Gestionar formularios de contacto, solicitudes comerciales, suscripciones, carritos de compra, cuentas de usuario y procesos de compra.
• Analizar métricas de navegación, funcionamiento, rendimiento, seguridad y experiencia de usuario.
• Recordar preferencias, administrar cookies y mejorar contenidos, productos, campañas o servicios.
• Prevenir actividades fraudulentas, ataques informáticos, accesos no autorizados o usos contrarios a las condiciones del sitio.
• Contactar al usuario por los medios autorizados para responder sus solicitudes o gestionar la relación comercial.

8.3. Proveedores, contratistas, aliados y distribuidores

• Evaluar, seleccionar, vincular y administrar proveedores, contratistas, aliados y distribuidores.
• Gestionar contratos, órdenes de compra, pagos, facturación, obligaciones tributarias, garantías y relaciones comerciales.
• Verificar referencias, requisitos legales, experiencia, cumplimiento, certificaciones y documentación requerida.
• Coordinar servicios de logística, transporte, pagos, soporte tecnológico, mercadeo, facturación, alojamiento web y demás servicios contratados.
• Cumplir obligaciones legales, administrativas, contractuales, contables y tributarias.

8.4. Empleados, candidatos y ex empleados

• Gestionar procesos de selección, evaluación, contratación, vinculación, nómina, pagos, seguridad social y relaciones laborales.
• Cumplir obligaciones laborales, tributarias, de seguridad social, seguridad y salud en el trabajo y demás deberes legales.
• Gestionar capacitaciones, bienestar, evaluaciones de desempeño, control de acceso, comunicaciones internas y administración de recursos.
• Conservar documentación laboral durante los términos legales aplicables.
• Atender requerimientos de autoridades competentes y ejercer la defensa de derechos de BEAKGO.

8.5. Visitantes, seguridad y videovigilancia

• Controlar el ingreso, permanencia y salida de visitantes, trabajadores, proveedores y demás personas en instalaciones de BEAKGO.
• Proteger la seguridad de personas, bienes, instalaciones, información, equipos y operaciones.
• Prevenir, detectar e investigar incidentes de seguridad, conductas indebidas, fraudes, hurtos o hechos que puedan afectar a BEAKGO, sus colaboradores o terceros.
• Servir como evidencia en procedimientos internos, administrativos, judiciales o ante autoridades competentes, cuando sea procedente.

9. Datos sensibles, biométricos, de salud y de menores de edad

9.1. Datos sensibles y biométricos

BEAKGO podrá tratar datos sensibles, incluidos datos biométricos, imágenes, videograbaciones, información de salud y geolocalización, únicamente cuando:

• El titular otorgue autorización explícita, previa e informada, cuando esta sea exigible.
• El tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones legales, laborales, de seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, seguridad física o contractual.
• Exista una excepción legal aplicable.
• El tratamiento sea necesario para proteger un interés vital del titular, cuando este se encuentre incapacitado y sea necesario obtener autorización de su representante.
• Sea indispensable para el ejercicio o defensa de derechos en procesos judiciales, administrativos o similares.

Los datos biométricos, imágenes, grabaciones, información de salud y demás datos sensibles tendrán acceso restringido y medidas reforzadas de seguridad. No serán utilizados para finalidades distintas a las autorizadas o permitidas por la ley.

9.2. Niños, niñas y adolescentes

BEAKGO protegerá de manera reforzada los datos personales de niños, niñas y adolescentes. Su tratamiento se realizará únicamente cuando responda y respete su interés superior y sus derechos fundamentales.

Cuando se requiera autorización, esta deberá ser otorgada por el padre, madre, representante legal o quien ejerza la representación correspondiente. BEAKGO se abstendrá de recolectar datos sensibles de menores, salvo que exista autorización expresa y una finalidad legalmente válida.

10. Autorización del titular

BEAKGO solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales antes o al momento de recolectarlos, salvo los casos en que la ley permita el tratamiento sin autorización.

La autorización podrá obtenerse mediante:

• Formularios físicos o digitales.
• Aceptación en formularios del sitio web.
• Casillas de aceptación o mecanismos electrónicos verificables.
• Mensajes de datos, correo electrónico, WhatsApp u otros canales digitales.
• Grabaciones de llamadas, cuando se informe previamente su realización.
• Contratos, órdenes de servicio, documentos de vinculación o formatos de registro.
• Conductas inequívocas que permitan concluir que el titular autorizó el tratamiento, cuando la ley lo permita.

BEAKGO conservará la prueba de la autorización y la información sobre el medio, fecha, alcance y finalidad para la cual fue obtenida.

No será necesaria autorización cuando el tratamiento corresponda a:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, con las medidas aplicables.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.
• Las demás excepciones previstas por la normativa colombiana.

11. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea requerida.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar consultas, peticiones, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización.
5. Solicitar la supresión de sus datos cuando no sean necesarios, pertinentes o estén siendo tratados en contravención de la ley, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Revocar la autorización para fines que dependan del consentimiento, en todo o en parte.
7. Acceder gratuitamente a sus datos personales.
8. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado sus derechos, una vez haya agotado el trámite previo ante BEAKGO cuando corresponda.
9. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes, cuando no sean necesarios.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

12.1. Canales de atención

El titular podrá presentar solicitudes relacionadas con sus datos personales a través de:

• Correo electrónico: [email protected]
• Atención presencial: Cl. 16 N. 3-50, Centro Comercial Barco Mirador, Local 106, Inírida, Guainía, Colombia.
• WhatsApp: 3183955592

La solicitud debe indicar, como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Tipo y número de documento de identificación.
• Datos de contacto para recibir respuesta.
• Descripción clara de la solicitud, consulta o reclamo.
• Documentos o soportes que correspondan.
• Cuando actúe un representante o apoderado, prueba de su legitimación.

12.2. Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de ese término, BEAKGO informará al solicitante antes de su vencimiento, explicando los motivos de la demora e indicando una nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

12.3. Reclamos, actualización, rectificación, supresión o revocatoria

Cuando el titular considere que un dato debe corregirse, actualizarse, suprimirse, o estime que existe incumplimiento de esta Política o de la ley, podrá presentar un reclamo.

Si el reclamo está incompleto, BEAKGO solicitará al interesado subsanar la información dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. Si transcurren dos (2) meses sin que el solicitante complete la información, se entenderá que desistió del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, BEAKGO incluirá la leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos, cuando corresponda, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.

El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible atenderlo dentro de ese plazo, BEAKGO comunicará los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

La revocatoria o supresión no procederá cuando el titular tenga un deber legal, contractual, contable, fiscal, laboral, judicial o administrativo de permanecer en la base de datos.

13. Seguridad y confidencialidad

BEAKGO implementará medidas razonables de naturaleza administrativa, técnica, física y humana para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, destrucción o fraude.

Entre otras medidas, la Compañía procurará:

• Restringir el acceso a las bases de datos según las funciones y necesidades de cada cargo.
• Mantener controles de acceso a plataformas, dispositivos, archivos físicos y cuentas corporativas.
• Exigir deberes de confidencialidad a empleados, contratistas, proveedores y terceros.
• Realizar copias de seguridad o controles razonables para preservar la integridad de la información.
• Gestionar incidentes de seguridad y adoptar medidas de mitigación cuando se identifiquen riesgos o vulneraciones.
• Capacitar al personal que trate datos personales.
• Revisar periódicamente las medidas de protección de información.

Aunque BEAKGO adopta medidas razonables de seguridad, ningún sistema tecnológico es completamente invulnerable. Ante un incidente que pueda afectar los derechos de los titulares, la Compañía actuará conforme a sus deberes legales y, cuando corresponda, informará a las autoridades competentes.

14. Transmisión y transferencia de datos a terceros

BEAKGO podrá transmitir o transferir datos personales a terceros nacionales o internacionales cuando sea necesario para cumplir las finalidades informadas, la relación contractual, obligaciones legales o la prestación de sus servicios.

Entre los terceros que podrían tratar datos, según corresponda, se encuentran:

• Proveedores de alojamiento web, comercio electrónico, almacenamiento en la nube y soporte tecnológico.
• Plataformas de comunicación, correo electrónico, mensajería y atención al cliente, incluyendo WhatsApp.
• Pasarelas de pago, entidades financieras y operadores de recaudo.
• Proveedores de facturación electrónica, contabilidad, auditoría y asesoría profesional.
• Empresas de transporte, mensajería, logística y distribución.
• Proveedores de soporte técnico, reparación, garantías e instalación.
• Plataformas de analítica, publicidad digital, medición y mercadeo.
• Proveedores de seguridad, videovigilancia, control de acceso y almacenamiento de grabaciones.
• Autoridades administrativas, judiciales, tributarias, policivas o regulatorias competentes.

Cuando un tercero actúe como encargado del tratamiento, BEAKGO procurará contar con acuerdos, contratos, cláusulas o mecanismos que exijan el tratamiento de la información exclusivamente para las finalidades autorizadas, la aplicación de medidas de seguridad y el cumplimiento de deberes de confidencialidad.

La transferencia internacional de datos se realizará conforme a la legislación colombiana aplicable y bajo las medidas de protección exigibles.

15. Cookies y tecnologías similares

La página web de BEAKGO podrá utilizar cookies, píxeles, etiquetas, registros de servidor, herramientas de analítica y tecnologías similares para garantizar el funcionamiento del sitio, recordar preferencias, mejorar la experiencia de navegación, analizar el rendimiento, medir campañas y prevenir fraudes.

El usuario podrá configurar su navegador para aceptar, rechazar o eliminar cookies. La desactivación de algunas cookies puede afectar ciertas funcionalidades de la página web.

Cuando las cookies o tecnologías similares recolecten datos personales, BEAKGO aplicará esta Política y solicitará los consentimientos que sean requeridos por la normativa aplicable.

16. Deberes de BEAKGO

BEAKGO, como responsable del tratamiento, se compromete a:

• Garantizar el ejercicio efectivo del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar la autorización cuando sea necesaria.
• Informar claramente las finalidades del tratamiento y los derechos del titular.
• Conservar los datos bajo condiciones adecuadas de seguridad.
• Actualizar, rectificar o suprimir información cuando sea procedente.
• Tramitar consultas, solicitudes y reclamos dentro de los términos legales.
• Garantizar que los datos sean veraces, completos, exactos, actualizados y comprensibles.
• Limitar el acceso a los datos a personas autorizadas.
• Exigir a encargados y terceros el cumplimiento de obligaciones de seguridad y confidencialidad.
• Informar a la autoridad competente sobre incidentes de seguridad cuando exista obligación legal de hacerlo.
• Cumplir las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

17. Vigencia de las bases de datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados.

Además, podrán conservarse mientras exista una obligación legal, contractual, contable, fiscal, laboral, administrativa, judicial o probatoria que justifique su conservación.

Una vez cumplida la finalidad y vencidos los términos de conservación aplicables, BEAKGO procederá a la supresión, eliminación, anonimización o archivo seguro de la información, según corresponda.

18. Actualización de la Política

BEAKGO podrá modificar esta Política para adaptarla a cambios normativos, operativos, tecnológicos o de sus actividades comerciales.

Cuando los cambios sean sustanciales, la Compañía informará la actualización mediante publicación en su sitio web, canales digitales, avisos físicos o los mecanismos que considere adecuados.

La versión vigente estará disponible en beakgo.shop.

19. Vigencia de la Política

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigencia el 1 de enero de 2026.

Anexo interno: reglas mínimas de implementación para BEAKGO

1.     Autorizaciones: conservar prueba de aceptación en página web, formularios, contratos, correos, chats de WhatsApp u otros medios verificables.

2.     Base de datos de clientes: separar, cuando sea posible, los datos utilizados para ejecutar compras, garantías y servicios de aquellos usados para publicidad o campañas comerciales.

3.     WhatsApp: usar los números de clientes únicamente para la atención, ventas, garantías, soporte y fines comerciales autorizados. Atender solicitudes de no contacto o retiro de publicidad.

4.     Videovigilancia: instalar avisos visibles en las zonas vigiladas indicando que el área cuenta con cámaras y que las imágenes se tratan conforme a esta Política.

5.     Datos biométricos y de salud: mantenerlos en archivos o sistemas con acceso reforzado y limitado exclusivamente a personal autorizado.

6.     Menores de edad: verificar, cuando corresponda, que la autorización provenga de padre, madre o representante legal.

7.     Proveedores: incorporar en contratos una cláusula de confidencialidad, seguridad y tratamiento de datos personales cuando el proveedor acceda a información de clientes, empleados u otros titulares.

8.     Solicitudes de titulares: llevar un registro con fecha de recepción, titular, tipo de solicitud, estado, respuesta, fecha de cierre y soportes.

9.     Incidentes de seguridad: documentar cualquier pérdida, acceso indebido, filtración, envío equivocado, robo de dispositivos o ataque informático que involucre datos personales; evaluar medidas de contención, notificación y reporte aplicables.

10.  Capacitación: informar a cada trabajador, contratista o persona con acceso a datos personales sobre sus obligaciones de confidencialidad y seguridad.